Validità legale della firma
Una delle domande più frequenti: «il consenso firmato online ha valore?». Ecco come funziona e cosa registra Consenso Smart.
Che tipo di firma raccoglie Consenso Smart
Quando un cliente compila e firma un modulo, appone una firma elettronica ai sensi del Regolamento UE 910/2014 (eIDAS). Per ogni modulo puoi scegliere tra tre livelli di robustezza:
- Firma semplice — il cliente traccia la propria firma e conferma le dichiarazioni direttamente dal proprio dispositivo.
- Firma verificata con OTP— prima di firmare, il cliente conferma la propria identità con un codice usa-e-getta inviato alla sua email o al suo numero di telefono. Il modulo registra contatto verificato, data e ora, indirizzo IP e un'impronta crittografica (SHA-256) del documento: una firma semplice rafforzata, con valore probatorio sensibilmente maggiore.
- Firma Elettronica Avanzata (FEA)— oltre all'OTP, il cliente carica la foto di un documento d'identità e accetta espressamente le condizioni del servizio, secondo i requisiti del DPCM 22/2/2013. Caratteristiche del servizio FEA.
Che valore ha davanti alla legge
La normativa europea e italiana stabilisce che a una firma elettronica non possono essere negati valore ed efficacia probatoria per il solo fatto di avere forma elettronica. Per i livelli semplice e OTP il peso come prova è liberamente valutabile dal giudice, tenuto conto delle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità del documento; la FEA soddisfa inoltre il requisito della forma scritta ai sensi dell'art. 20 del CAD.
In pratica, per la stragrande maggioranza dei consensi raccolti in studio (informative, liberatorie, accettazioni di servizio) una firma elettronica come questa è un mezzo di prova valido e ampiamente utilizzato.
Cosa registra e conserva Consenso Smart
Per ogni modulo compilato vengono registrati e conservati:
- il contenuto integrale del modulo e le risposte fornite dal cliente;
- la firma grafica apposta dal cliente;
- la data e l'ora della compilazione;
- per i livelli OTP e FEA, l'attestazione di verifica: contatto verificato, canale, data e ora, indirizzo IP e impronta SHA-256 del documento (più documento d'identità e accettazione del servizio per la FEA);
- una copia in PDF del modulo firmato, inviata automaticamente via email e archiviata nella tua area riservata per il periodo di conservazione configurato, poi distrutta automaticamente.
Il PDF riporta in testata il logo e i dati della tua attività e fotografa il consenso così com'è stato prestato, in un formato non modificabile.
Buone pratiche per rafforzare il consenso
- includi nel modulo un campo per i dati identificativi del cliente (nome, cognome, data di nascita);
- usa blocchi di «testo fisso» per riportare in chiaro l'informativa e le dichiarazioni che il cliente accetta;
- conserva il PDF ricevuto via email: è la tua copia di prova del consenso prestato.